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Planung

Ablauf Hochzeit: Tipps für den Zeitplan deiner Hochzeit

5 min

Damit du an deinem Hochzeitstag die Momente der Verliebtheit und des frisch gebackenen Eheglücks genießen kannst, lohnt es sich, einen zeitlichen Ablaufplan für deinen Hochzeitstag zu erstellen. So vermeidest du, dass du unter Zeitdruck gerätst oder Chaos ausbricht. Jede Hochzeit ist individuell, dennoch gibt es einige Tipps, die bei jeder Hochzeit für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

Informiere alle Beteiligten über den Ablauf der Hochzeit

Damit am Hochzeitstag jeder weiß, wann er wo sein muss, empfehlen wir dir, alle Beteiligten über den Tagesablauf der Hochzeit zu informieren. Dazu gehören etwaige Dienstleister, wie zum Beispiel der Fotograf und die Hochzeitslocation, deine Hochzeitsgäste sowie deine Trauzeugin und Brautjungfern. Selbstverständlich darfst du die kleinen Überraschungen für die Hochzeitsgäste für dich behalten. Es geht lediglich darum, dass alle Bescheid wissen, wie das Rahmenprogramm an deiner Hochzeit aussieht. Der Hochzeitslocation hingegen solltest du unbedingt einen Detailplan zusenden, in dem du sie darüber informierst, 

  • wann der Sektempfang stattfinden soll,
  • wann die Reden gehalten werden,
  • wann das Essen serviert werden soll,
  • wann der Mitternachtssnack aufgebaut werden soll und
  • wann der Hochzeitstanz geplant ist.

Eine Entlastung ist es für dich zudem, wenn du deine Trauzeugin oder deine Brautjungfern in den Detailablauf des Hochzeitstages einweihst. So können sie sicherstellen, dass alles glatt läuft und gegebenenfalls aufkommende Fragen von Gästen und Dienstleistern beantworten. Erledigungen, die noch am Morgen der Hochzeit gemacht werden müssen, wie zum Beispiel das Abholen des Brautstraußes, übernehmen deine Lieben bestimmt gerne für dich.

Möglichkeiten deine Hochzeitsgäste über den Tagesablauf deiner Hochzeit zu informieren

Du fragst dich, wie du deine Hochzeitsgäste elegant über den zeitlichen Ablauf der Hochzeit informieren kannst? Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

1. Informiere deine Hochzeitsgäste über die Programmpunkte der Hochzeitsfeier in der Hochzeitseinladung

Eine schöne Möglichkeit, deine Gäste bereits vor deiner Hochzeit über den Zeitplan der Hochzeit zu informieren, ist es, bereits in der Einladung die Rahmenbedingungen bekanntzugeben. Der Vorteil: Sie wissen bereits frühzeitig, was auf sie zukommt, wie weit die Distanzen sind und ob sie zum Beispiel nach der Trauung noch Zeit haben, ins Hotel einzuchecken. Meistens erübrigen sich durch einen zeitlichen Ablauf in der Hochzeitseinladung viele Rückfragen. Eine schöne Möglichkeit, den Ablauf der Hochzeit in der Einladung darzustellen sind zum Beispiel Icons. 

2. Lege dem Kirchenheft einen Zeitplan für die Hochzeit bei

Häufig sind einige Detailabsprachen noch nicht erfolgt, wenn du die Hochzeitseinladungen versenden möchtest. Das ist jedoch kein Grund zur Sorge! Wenn du eine kirchliche Trauung planst, kannst du dem Kirchenheft einen Zeitplan beilegen. Während die Hochzeitsgäste auf das Orgelspiel warten, haben sie genügend Zeit, den Zeitplan zu studieren. Der Vorteil: Sie haben alle Infos vor Ort parat und können wichtige Infos, die unter Umständen in der Einladung stehen, nicht zu Hause vergessen.

3. Stelle vor der Kirche oder bei der Hochzeitslocation eine Tafel mit dem Ablauf der Hochzeit auf

Eine weitere Idee, deine Hochzeitsgäste über den weiteren Ablauf der Hochzeitsfeier zu informieren, ist das Aufstellen einer Tafel. So können sie sichergehen, kein wesentliches Rahmenprogramm, wie das Anschneiden der Hochzeitstorte oder den ersten Tanz, zu verpassen.

Plane beim Ablauf deiner Hochzeit ein gesundes Maß an Zeitpuffer ein

Wenn du den Ablauf deiner Hochzeit planst, orientierst du dich am besten an den Fixpunkten. Dazu gehören in den meisten Fällen die Trauung, der Sektempfang, die Hochzeitsfotos, die Gruppenfotos, die Hochzeitstorte, das Essen, die Hochzeitsreden und der Hochzeitstanz. Berücksichtige bei der Zeitplanung unbedingt auch die zurückzulegenden Wege. Wenn deine Hochzeit zum Beispiel in der Innenstadt stattfindet, sich die Hochzeitslocation jedoch außerhalb befindet, ist es sinnvoll, einen zusätzlichen Zeitpuffer für Autofahrten einzuplanen. Insbesondere dann, wenn es auf dem Weg zur Hochzeitslocation häufig Stau gibt.

Wenn du planst, nach der Trauung ein Paarshooting zu machen, mach dir auch Gedanken darüber, wie deine Hochzeitsgäste die Zeit nutzen können. Es kann passieren, dass bei ihnen Langeweile aufkommt und die Stimmung kippt während sie darauf warten, dass das Brautpaar zurückkommt. Mit folgenden Beschäftigungen vergeht die Zeit für deine Gäste bestimmt wie im Flug:

  • Stelle ihnen eine Fotobox zur Verfügung.
  • Lass sie ein Gästebuch ausfüllen.
  • Lege eine Hochzeitszeitung aus, in der sie lesen können.
  • Kreiere ein Hochzeitsquiz, das sie lösen können.

Damit deine Hochzeitsgäste auch wissen, was du oder eure Trauzeugen zum Entdecken vorbereitet haben, sollte vor Ort jemand sein, der sie animiert, die liebevoll gestalteten Aktivitäten zu entdecken. Das können zum Beispiel eine deiner Brautjungfern oder ein Familienmitglied sein.

Beispiele für den Ablauf deiner Hochzeit

Nachfolgend findest du einige Musterbeispiele, wie du den Tagesablauf deiner Hochzeit gestalten kannst.

Hochzeit Ablauf Vorschlag: All in one day

Wenn ihr sowohl die standesamtliche als auch die kirchliche Trauung an einem Tag plant, macht es Sinn, gegebenenfalls nur einen engen Kreis bereits zur ersten Trauung einzuladen, da der Tag für die Hochzeitsgäste sonst sehr langatmig sein kann. 

  • 08.00 Uhr – Getting ready Braut & Bräutigam
  • 11.00 Uhr – Standesamtliche Trauung
  • 12.00 Uhr – Zeit zur freien Verfügung (Snacks, Glückwünsche, Fotos, Paarshooting)
  • 14.00 Uhr – Abfahrt zur Kirche
  • 15.00 Uhr – Kirchliche Trauung
  • 16.00 Uhr – Gratulationen, Sektempfang & Gruppenfoto
  • 17.00 Uhr – Empfang an der Location, Hochzeitstorte
  • 19.00 Uhr – Begrüßungsrede des Brautpaares und des Brautvaters
  • 19.30 Uhr – Essen
  • 21.00 Uhr – Erster Tanz, weiteres Abendprogramm & Party
  • 23.00 Uhr – Brautstraußwurf
  • 24.00 Uhr – Mitternachtssnack

Hochzeit Ablauf Vorschlag: Orientierung für die Gäste

Wenn ihr das Paarshooting bereits vor der Trauung macht, habt ihr den Vorteil, dass ihr einen First Look nur für euch habt. Zudem seht ihr für die Fotos noch top gestylt aus!

  • 09.00 Uhr – Getting ready Braut & Bräutigam
  • 12.00 Uhr – Paarshooting
  • 15.00 Uhr – Kirchliche Trauung
  • 16.00 Uhr – Gratulationen, Sektempfang & Gruppenfotos
  • 17.00 Uhr – Empfang an der Location
  • 19.00 Uhr – Begrüßungsrede des Brautpaares und des Brautvaters
  • 19.30 Uhr – Essen
  • 20.30 Uhr – Servieren der Hochzeitstorte als Dessert
  • 21.00 Uhr – Erster Tanz, weiteres Abendprogramm & Party
  • 23.00 Uhr – Brautstraußwurf
  • 24.00 Uhr – Mitternachtssnack

Hochzeit Ablauf Vorschlag: Im kleinen Kreis

Eine standesamtliche Trauung im engen Kreis schont euren Geldbeutel und erleichtert die Planung deutlich. 

  • 09.00 Uhr – Getting ready Braut & Bräutigam
  • 12.00 Uhr – Standesamtliche Trauung
  • 13.00 Uhr – Gratulationen, Sektempfang & Gruppenfotos
  • 14.00 Uhr – Mittagessen im kleinen Kreis
  • 18.00 Uhr – Romantischer Abend zu Zweit

Hochzeit Ablauf Vorschlag: Ungezwungene Gartenparty

Wenn ihr euch eine ungezwungene Party wünscht, bei der jeder etwas zum Buffet beisteuert und der Planungsaufwand möglichst gering ist, bietet sich eine Gartenparty nach der standesamtlichen Trauung an.

  • 10.00 Uhr – Getting ready Braut & Bräutigam
  • 13.00 Uhr – Standesamtliche Trauung
  • 14.00 Uhr – Gratulationen, Sektempfang & Gruppenfotos
  • 15.00 Uhr – Gartenparty

Sei trotz geregeltem Zeitplan für deine Hochzeit offen für spontane Überraschungen

Selbst wenn du den gesamten Ablauf deiner Hochzeitsfeier im Detail geplant hast, kann es zu schönen Überraschungen aber auch ungünstigen Fauxpas kommen. Lass dich von letzteren auf keinen Fall ärgern. Meistens merkt ohnehin niemand, dass etwas nicht nach Plan läuft. Anstatt dich an deinem wundervollen Tag von Kleinigkeiten aus der Ruhe bringen zu lassen, sieh einfach mit einem Lächeln darüber hinweg. Falls du an deiner Hochzeitsfeier aber zum Beispiel nicht von typischen Hochzeitsspielen überrascht werden möchtest, stelle am besten bereits in der Hochzeitseinladung klar, dass diese Art der Unterbrechung nicht gewünscht ist. Deine Lieben haben dafür sicherlich Verständnis. 

Ablauf am Vortag der Hochzeit – Starte voller Entspannung in deinen Hochzeitstag

Neben dem Tagesablauf deiner Hochzeit, empfehlen wir dir auch den Vortag detailliert zu planen. Wir raten dir davon ab, am Vortag noch Experimente beim Frisör oder der Kosmetikerin zu machen, die dich in Stress versetzen könnten. Auch beim Essen solltest du im Idealfall auf das zurückgreifen, was du gut verträgst und nicht das neue Sushi-Restaurant um die Ecke testen. Alles Organisatorische hast du im besten Fall bereits schon vor einigen Tagen erledigt oder delegiert, zum Beispiel an deine Trauzeugin. So hast du am Vortag noch Zeit für eine Massage oder entspannt auf dem Sofa ein Buch zu lesen. Den Abend kannst du mit deiner Trauzeugin oder deiner Familie ausklingen lassen. 

Ablaufplan für die Hochzeit: Vorlage zum Download

Wir bieten dir eine kostenlose Vorlage für die Aufstellung deines Ablaufplans zum Download an. In der Excel-Datei kannst du ganz detailliert alle organisatorischen Aufgaben und Programmpunkte erfassen. Wir haben dir bereits ein Beispiel für eine Planung eingetragen, die du beliebig abändern kannst. Teile den Ablaufplan mit deinen Vertrauten die dir bei der Hochzeitsplanung helfen und wichtige Aufgaben am Tag der Hochzeit übernehmen. Zusätzlich kannst du die Vorlage für eine Kontaktliste nutzen, um die wichtigsten Ansprechpartner für den Notfall zu hinterlegen.

Du könntest den Ablaufplan und die Kontaktliste für alle Beteiligten in einem Cloud-Dienst wie bspw. Dropbox oder Google Drive hinterlegen, dann haben alle immer den aktuellsten Stand und jederzeit Zugriff.

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